Mi a teendő, ha káosz uralkodik a cégen belül?

2023. december 18., hétfő

Mi a teendő, ha káosz uralkodik a cégen belül?

A vállalati káosz mindenki számára ismerős lehet – akár munkavállalói, akár vezetői szempontból. A magányosan tornyosuló papírhalmok, a jegyzetfüzetek színes címkékkel tűzdelt lapjai, a mindenfelé széthagyott, árválkodó tollak és a kávéban úszó, frusztrált kollégák, akik az íróasztalukon heverő papírok között ide-oda lapozgatnak, mind-mind arra utalnak, hogy valami nincs rendben a cég irodai ügyvitelével.

Mi a gond az ilyen típusú irodai ügyvitellel?

Nem csupán esztétikai problémákat okoz egy ilyen irodai felállás, hanem komoly hatást gyakorol a vállalat teljesítményére és hatékonyságára is. A magasodó papír- és mappahegyek valóban zavaróak a munkatársak számára, de mi több, hátráltatják is a dolgozókat. Sok kicsi sokra megy: talán észre se veszik az irodán dolgozók, hogy mennyire összeadódnak a napi többszöri 3-4-5 perces papírkeresések, de azt ők is érzik, hogy rendkívül frusztráló helyzetekbe kerülnek emiatt.

Könnyen elakadnak a feladatok, ha egy bizonyos dokumentum jól megbújik egy fiók aljában. Mondanunk sem kell, hogy a munkavállalók közötti kommunikációt is megnehezíti, és feszültségekhez vezet, amikor ujjal mutogatnak arra, aki nem találta meg a hiányzó papírokat. Nézzük meg, hogy mire vezethetőek vissza ezek a problémák!

Mi lehet az irodai zűrzavar oka?

A káosz különféle tényezőkből eredhet. A hagyományos jegyzetfüzetek és a papíralapú rendszerek már régóta nem képesek lépést tartani a modern üzleti környezettel. Az információk keresése időigényes, és a kritikus adatok elveszhetnek a rengeteg papír között. A kollégák nap mint nap csak az aktuális problémákkal foglalkoznak, és nem érik utol magukat. Csak a tűzoltásra van energiájuk, nem is látnak 1-2 napnál előrébb. Mindennek az a következménye, hogy a vállalat nem tud előrelépni, és a munkatársak frusztráltak és stresszesek lesznek.

Az ERP, mint megoldás az ügyviteli fennakadásokra

A megoldást a folyamatok korszerűsítése jelenti, amelynek kiváló eszköze egy ERP, azaz vállalatirányítási rendszer. Szokták mondani, hogy egy ERP a vállalat idegrendszerét képezi: kapcsolatot alakít ki különböző részlegek között, egységesít, koordinál és adatot dolgoz fel. Tehát az ERP-k többek között egységes adatbázist, integrált folyamatokat, rugalmasságot és skálázhatóságot biztosítanak. Jól tudjuk, hogy az ügyviteli folyamatoknál létfontosságú a rendszerszintű áttekinthetőség, és egy ERP pontosan ezt tudja nyújtani.

Mi a Tiger Softwares-nél kifejlesztettük az EasyApp nevű vállalatirányítási szoftvert, amely felöleli a vállalatod összes munkafolyamatát, melyeket így egy felületen tudnak kezelni a munkavállalók.

Miért megoldás az irodai ügyvitel fejetlenségére az EasyApp?

Szoftverünk, az EasyApp vállalatirányítási rendszer forradalmasítja a munkafolyamatokat. A szoftver segítségével a cég minden munkafolyamatát – beleértve az irodai ügyvitelt – könnyedén és hatékonyan kezelhetik a munkatársak. A digitális platform lehetővé teszi az információk gyors és könnyű hozzáférését, így a kollégák nem vesznek el a papírhalmokban. Az EasyApp rendszere átlátható struktúrát teremt, ahol minden dokumentum és adat könnyen megtalálható, így az irodai ügyvitel nem fog olyan banális dolgok miatt megakadni, mint amilyen az elveszett papírok utáni keresgélés.

„Adataink kezelésére használjuk a Tiger Softwares által készített szoftvert. Adatelemzésben nyújt nekünk segítséget, ugyanis azonnal elérhető benne bármilyen adat, amire csak szükségünk van. Menedzsment csapatunk riportok keszítésére használja a szoftvert.” — Multi Job Iskolaszövetkezet

Az EasyApp nem csupán egy adatbázis, hanem egy intelligens vállalatirányítási rendszer, amely segíti a munkatársakat: a vállalat idegrendszere, amely összefog minden ügyviteli folyamatot. A szoftver automatizációt biztosít, így a rutinfeladatoktól mentesülve az emberek több időt fordíthatnak az igazi problémákra, és napok helyett hetekre előre tudnak gondolkodni.

Az alacsony hatékonysággal és a káosszal küszködő cégeknek az EasyApp nem csak egy szoftver, hanem egy olyan eszköz, amely átalakítja az üzletmenetet. A munkatársak összehangoltan dolgozhatnak, és a céges célok eléréséhez szükséges eszközöket biztosítja számukra. Az EasyApp nem csupán egy megoldás a káoszra, hanem egy kulcs a hatékony vállalatirányításhoz, amely elősegíti a cégek fejlődését és sikerét.

Röviden tehát az ügyviteli folyamatok terén az EasyApp hatékonyabbá teszi a cégen belüli információáramlást, az adatok előhívását, a munkatársak közötti kommunikációt. A szoftver betanulása miatt sem kell aggódni, ugyanis könnyűszerrel elsajátítható a használata, valamint a szoftver bevezetését követően csapatunk folyamatosan rendelkezésre áll, hogy segítsen.

Ha a saját weboldal már alap, a saját ERP miért ne lenne az?

Az Eurostat 2023-as felméréséből megtudtuk, hogy az európai vállalatok 78%-a rendelkezik saját weboldallal. Manapság szerencsére már a legtöbb cég belátta, hogy egy saját weboldal megléte elengedhetetlen a sikerhez. Viszont az európai cégek csupán 43%-a használ ERP-t, Magyarországon pedig még alacsonyabb ez az arány: a magyar cégek mindössze 35%-a használ vállalatirányítási rendszert. Helyesen vonhatjuk le az alábbi következtetést: számos magyar cég nem tudta még optimalizálni a munkafolyamatait, így viszont versenyelőnyre lehet szert tenni azáltal, ha a cég implementál egy vállalatirányítási rendszert.

Összefoglalva

Az irodai ügyvitel káoszára a megoldás nem csak a problémák kezelésében rejlik, hanem azok megelőzésében és a hatékonyabb munkafolyamatok kialakításában is. Az EasyApp az általunk nyújtott megoldás, amely a vállalatoknak lehetőséget ad a rend és hatékonyság visszanyerésére.

Források:

Blog