2025. május 30., péntek
Az egyik legnagyobb kihívás cégfejlesztésben: Így szabotálják az alkalmazottak az üzleti szoftver bevezetését
Ha vezetőként próbáltál már új digitális eszközt bevezetni, talán ismerős ez a forgatókönyv:
Tudtam, hogy ideje fejlődnünk. A cég nőtt, az adminisztráció kezdett kezelhetetlenné válni. Bevezetünk egy rendszert – gondoltam. Aztán jöttek a kifogások: „Eddig is működött”, „Ez túl bonyolult”, „Nem értem, minek ez az egész”.
Pedig a cél nem az volt, hogy nehezebb legyen a munka, hanem épp az ellenkezője: egyszerűsíteni, átláthatóbbá tenni, időt felszabadítani.
Akkor miért nem sikerült?
Mert a digitális megoldások olykor nem emberre szabottak. Nem illeszkednek a munkatársak napi rutinjába, és nem veszik figyelembe azt, hogy a szokásokhoz való ragaszkodás emberi dolog (és nem lustaság vagy rosszindulat lappang a viselkedés mögött).
Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan lehet úgy bevezetni egy új rendszert, hogy azt a csapatod ne teherként, hanem segítségként élje meg – és hogyan segít ebben az egyedi szoftverfejlesztés. Korábban írtunk már arról, hogy milyen buktatói vannak az üzleti szoftvernek, de a kérdés anyagi oldaláról is olvashatsz egy korábbi cikkünkben.
Miért állnak ellen a munkatársak a szoftverbevezetésnek?
A szoftverbevezetés az a folyamat, amely során a kifejlesztett szoftverrendszert integrálják egy szervezet működésébe, és elérhetővé teszik a végfelhasználók számára. Számos szempontból elemezhető ez a procedúra, melyek közül kiemelkedő a végfelhasználó és hogy mennyire elfogadó – vagy épp elutasító – az új szoftverrel szemben.
A munkavállalói ellenállás egyébként nem új keletű jelenség, mégis sokan alábecsülik a jelentőségét.
A vezetők 83%-a szerint a legnagyobb kihívás szoftverbevezetésnél az, hogy rábírják a munkavállalókat a szoftver használatára.
Miért kritikus a szoftverbevezetés sikeressége?
Egy szoftver bevezetésének sikeressége alapvető fontosságú a befektetés megtérülése (ROI) és a vállalat hatékonyságának növelése szempontjából.
Ebből következőleg vetődnek fel az alábbi kérdések: Miből fakad az ellenállás? Mi tartja vissza a munkavállalókat?
1. Túl bonyolult
A dobozos (értsd: kész megoldások) szoftverek úgy vannak kitalálva, hogy lehetőleg minél több vállalatnak el tudják adni = belepakolnak számos funkciót, amelyek általánosan megfelelőek lehetnek. Rengeteg igényt próbálnak kielégíteni egy megoldással.
Ezek az előre legyártott, teljesen kész megoldások nem veszik figyelembe a vállalkozásod saját folyamatait, így a munkatársak olyan lépéseket is elvégeznek, amik valójában feleslegesek számukra, és ez frusztrációhoz vezet.
2. Bizonytalanság
A „Mi van, ha elrontom?” érzés a legnagyobb fék.
Sokan félnek az új rendszerektől, különösen akkor, ha nincs elég idő a tanulásra, vagy ha az első élmény negatív. Ez a bizonytalanság vagy félelem az elutasításban nyilvánul meg.
3. A megszokás hatalma
Ha valaki 6 éve ugyanazt a formanyomtatványt tölti ki papíron, akkor nehéz meggyőzni arról, hogy a digitális verzió jobb lesz – még ha valóban az is.
4. Képzés hiánya
Gyakran a szoftver bevezetése megáll ott, hogy „na, itt van, használjátok”.
De az új eszköz nem fog magától működni. Ha nincs elég oktatás, segítség és személyre szabott támogatás, a bevezetés könnyen kudarcba fulladhat.
+Tipp: Ne csak egy új szoftvert adj a munkatársaknak. Adj egy rendszert.
A legtöbb digitális átállás ott csúszik el, hogy a vállalat egy előre gyártott, dobozos rendszert próbál ráhúzni a saját működésére… és a dolgozókra. A végeredmény gyakran egy olyan szoftver, ami "elvileg jó", de a gyakorlatban csak néhány ember használja teljeskörűen. A többiek pedig maradnak a régi, jól bevált (vagy legalábbis ismerős) megoldásoknál.
Az egyedi szoftverfejlesztés lényege éppen az, hogy nem a csapatnak kell igazodnia a rendszerhez, hanem a rendszer épül a csapat valós működésére. Ez nemcsak kényelmesebb, hanem üzletileg is okosabb megközelítés.
Miért előny az egyedi rendszer szoftverbevezetésnél?
1. Ismerős felület – kevesebb ellenállás
Ha egy rendszer olyan, mint amit „maguktól is így csinálnának”, az elfogadása sokkal gördülékenyebb. A tanulási idő rövidebb, a hibák száma kisebb, a frusztráció minimális.
2. Pont azt tudja, amire szükség van
A dobozos megoldások gyakran túl sok funkciót kínálnak (de abból csak párat használ ki a cég), ami bonyolulttá és átláthatatlanná teszi ezeket a szoftvereket. Egy egyedi fejlesztés ezzel szemben azt tudja, amire valóban szükség van: egyszerűsít, nem bonyolít.
3. A munkatársak is részei lehetnek a fejlesztésnek
Sok vállalat sikeresen vonta be a kulcsembereit a tervezési szakaszba: „Mutasd meg, te hogyan csinálod most” – és ebből lett az új rendszer alapja.
Ez a folyamat csökkenti az ellenállást, hiszen nem egy ismeretlen rendszer érkezik fentről, hanem egy olyan, amit ők is formáltak.
A digitális átállás nem kizárólag technikai, hanem bizalmi kérdés is.
Az emberek akkor fogadnak el valamit, ha érzik:
- értik az adott dolgot
- támogatást kapnak
- nem kontrollálják őket
Saját példánk: Amikor egyedi szoftvert fejlesztünk (vagy egy meglévő rendszert szabunk át egy adott vállalkozásra), kérni szoktunk például folyamatábrákat, workflow-diagramokat a belső munkafolyamatokról, amiket a megrendelő cég munkavállalói állítanak össze.
Minden ilyen típusú szoftvermegrendelésünk azt mutatja, hogy ezzel a módszerrel valóban a cégre és felhasználóira szabott szoftver készül el.
Érthető módon akkor a legnagyobb a felhasználói elfogadás szoftverbevezetésnél, ha a rendszer leköveti a munkafolyamatokat – a szoftver pedig akkor tudja lekövetni a munkafolyamatokat, ha arról tiszta képet adnak a felhasználók a fejlesztőknek.
„Nálunk ez úgysem működne” – vagy mégis?
Sokan úgy érzik, hogy a saját működésük túl speciális bármilyen digitális megoldáshoz – pedig épp ez az, amire az egyedi fejlesztés valódi választ ad.
A mi rendszerünk más, nálunk ez nem működne.
Gyakori indok ez cégektől, de az egyedi szoftverfejlesztés adja rá a választ. Nem kell senkinek alkalmazkodnia a rendszerhez; a rendszer alkalmazkodik hozzátok.
Vedd fel velünk a kapcsolatot, hogy közösen megtaláljuk a te cégedre szabott, hatékony szoftvermegoldást!
Forrás:
