Blog

„Majd beírom holnap egy táblázatba.” – Gyakran elhangzó mondat, nemde? Csak azt felejtjük el, hogy a holnap sosem lesz alkalmasabb. Mert jönnek a sürgős telefonok, a váratlan problémák, és közben ott marad egy csomó el nem végzett adminisztráció, riport, vagy épp egy kolléga áll előtted, aki nem tudja, mi a következő feladata.

Egy modern vállalkozásban nincs idő ismétlődő manuális adminisztrációra. Nem véletlen, hogy egyre több cég fordul üzleti alkalmazásokhoz, egyedi fejlesztésű szoftverekhez, amelyek automatikusan elvégzik a vállalkozás monoton, időrabló feladatait.

De pontosan miben segíthet az egyedi fejlesztésű szoftver? Négy konkrét feladatról fogsz olvasni. Méghozzá négy olyanról, amelyek valós vállalkozások valós mindennapjaiban jelentek meg, és neked is ismerősek lesznek.

1. Szerződések és dokumentumok generálása egyedi fejlesztésű szoftveredben

Egy új ügyfél, egy új megrendelés dokumentumkitöltéssel és szerződésírással jár (B2B és B2C üzletágakban egyaránt). Érkeztek már hozzánk ügyfelek azzal, hogy a dokumentumok előkészítésére a munkavállalójuknak rengeteg ideje elmegy, és nem marad elég ideje az érdemi munkára.

Mi az automatikus szerződésgenerálás?

Az automatikus szerződésgenerálás azt jelenti, hogy a szoftver előre beállított sablonokat tölt ki céges vagy ügyfélspecifikus adatokkal (pl. név, cím, dátum, ár). Ezzel rendkívül sok időt spórolsz, és elkerülhetők a kézi másolásból eredő hibák.

Digitális üzleti megoldások segítségével előre elkészíthetők a szerződés- vagy ajánlatsablonok. A rendszer automatikusan kitölti a változó mezőket (pl. cégnév, ügyfél adatai, dátum, árak, tételek), így a dokumentum:

• mindig pontos,
• egységes arculatú,
• percek alatt elkészül.

Egyedi szoftvermegoldás esetében lényegében bármilyen módon összekötheted ezt a meglévő folyamataiddal: belefejleszthető, hogy a tervezetet először kiküldje a rendszer jóváhagyásra egy bizonyos munkatársnak vagy osztálynak; automatikusan továbbítható innen az ügyfélnek; összeköthető a digitális aláírással; státuszkövetés; adatkapcsolat más modulokkal, például CRM-mel vagy készletkezeléssel.

Mindez csökkenti a hibákat, és kiszűri a véletlen félreküldött vagy hiányos szerződéseket.

2. Munkatársak automatikus értesítése és feladatkövetés

„Miért nem tudtam róla?”
„Mikor szóltál nekem erről?”

Tipikus konfliktusforrás a cégeknél, amikor információ nem jut el időben a megfelelő emberhez.

Ügyfeleink számára kellemes meglepetés szokott lenni, hogy egyedi fejlesztésű rendszerükben nem állnak a munkafolyamatok, mert a szoftver értesíti a munkavállalókat:

• amikor új feladatuk van,
• változott egy határidő,
• megérkezett egy jóváhagyás.

Nagy könnyebbséget jelent az, amikor a szoftver kezeli a munkafolyamatokat és a munkavállaló látja maga előtt, mi a következő feladata vagy a projekt jelenleg hol tart, kinél van.

Több cég használ személyre szabott értesítési szabályokat, pl.:

• projektvezető csak a pénzügyi státuszt látja,
• egyes kollégák csak a saját ügyfeleik változásairól kapnak üzenetet.

Így elkerülhető, hogy mindenki minden apró történésről értesüljön, és így nem vesznek el a kollégák a felesleges értesítők között.

3. Heti vagy havi riportok kiállítása

Heti státuszmeeting? Havi vezetői riport?
Ezek a dokumentumok gyakran több órányi adatösszesítést igényelnek, különböző adathalmok átbogarászásával, számok kigyűjtögetésével:

• Excel-táblákból kell összemásolni adatokat,
• több rendszerből kell kimazsolázni a számokat,
• és gyakran utólag kell ellenőrizni, nincs-e elütés vagy hiányzó adat.

Egy jó, egyedi üzleti szoftver nemcsak adatokat tárol, hanem úgy rendszerezi őket, hogy könnyen kinyerhetőek legyenek bármilyen kimutatáshoz vagy riporthoz.

Valós ügyféltörténet:

Az egyik partnerünknél havonta 6-7 órát töltöttek azzal, hogy többféle Excelből gyűjtötték össze az adatokat. Mióta az egyedi szoftverükben minden adat rendszerben, egységes szerkezetben van, a szükséges táblázatok egy kattintással elkészülnek – és akár automatikusan tovább is küldi őket a rendszer e-mailben a vezetőknek, érintetteknek.

Így a munkavállalók nem manuális adatvadászattal töltik az idejüket.

4. Kötelező adatszolgáltatás egyszerűen, hibák nélkül

Sok vállalkozás számára az egyik legnagyobb stressz, hogy számtalan állami vagy hatósági rendszer felé kell rendszeresen adatot szolgáltatnia. És ez nemcsak a nagy cégek problémája – egy kisebb vállalkozásnál is hatalmas adminisztráció, ha például:

• a NAV-hoz online számlaadatot kell küldeni,
• az OKIR-nak saját mérésekről, környezetterhelésről kell adatot szolgáltatni,
• a NÉBIH felé jelentéseket kell beküldeni,
• a KSH rendszeresen kér statisztikai adatokat,

de számos más példát fel lehetne sorolni ide.

Manuálisan ezek az adatszolgáltatások:

• rengeteg időt visznek el,
• hibás adatok kerülhetnek be (elütések, félrekattintások),
• és óriási bírságkockázatot hordoznak magukban.

Az egyedi üzleti szoftverekben viszont sokkal biztonságosabb és gyorsabb megoldás létezik:

• a rendszer automatikusan gyűjti össze az adatokat, amik a mindennapi működés során már úgyis bekerülnek (pl. számlázás, raktármozgás, hulladékkezelés),
• ellenőrzi a formátumot, mielőtt elküldi (pl. XML, JSON, CSV),
• képes közvetlen kapcsolatot kialakítani a hatóság rendszerével,
• és riaszt, ha valamelyik adat hiányzik vagy hibás.

Több projektünkben is építettünk már adatszolgáltatási modult, ahol az adatokat egy kattintással lehet exportálni a megfelelő állami felületre. Manapság ez már alapvető elvárás a rendelőinktől, hiszen ez a fajta automatizálás nemcsak gyorsabbá teszi a kötelező adminisztrációt, hanem minimálisra csökkenti a hibalehetőséget, és megvédi a céget a bírságoktól is.

Miért jó mindez?

Mert minden automatizált feladat kevesebb hibát és több időt jelent:

• nem csúsznak a számlák, adatszolgáltatások,
• nincs elveszett információ,
• a feladatvégzés lépései adottak,
• gyorsabb a szerződéskötés,
• mindig van friss adat a döntésekhez.

És ami talán a legfontosabb: a csapat kevesebb időt tölt adminisztrációval, és több energiája marad valódi értékteremtésre.

Úgy látod, hasonló megoldásokra lenne szüksége a vállalkozásodnak? A blogcikk alatt a naptárban találod a számodra előkészített időpontjainkat. Válassz dátumot, és egy ingyenes, 1-on-1 online meeting során átbeszéljük, milyen szoftvermegoldás segíthet.