Blog

Mi az a pont egy növekvő szervezetnél, amelynél már változtatni kell a munkafolyamatokon? Mi az a méret és adatmennyiség, amelynél már befuccsolnak a „jól bevált” módszerek? Vagy épp mikor okoz bénulást a papíralapú munka, vagy a táblázatkezelők bogarászása?

Szakszervezetet működtető ügyfeleink ezekről sokat tudnak mesélni. Az alábbi blogcikkben bemutatjuk, mire figyelj oda, ha nem akarsz úgy járni, mint előtted sokan mások.

Miért nem működhet tovább minden úgy, ahogy eddig?

Általánosan elmondható, hogy a magyar szervezetek ragaszkodnak a hagyományos megoldásokhoz, mondván, hogy

• biztonságérzetet nyújtanak az eddig alkalmazott módszerek,
• és eddig is működtek ezek, biztos később is fognak.

Velünk akkor veszik fel a kapcsolatot a szervezetek, amikor rájönnek, hogy mégsem örökre megoldás a hagyományos adminisztráció, mert

• időrablóvá válik a nagyobb adatmennyiségek kezelése,
• a kollégák elvesznek a növekvő adatsorok átláthatatlan tömkelegében,
• ahogy a szervezet, úgy a munkafolyamatok is változnak,
• és a hibalehetőségek is megsokszorozódnak.

Ügyfeleink is felismerték ezeket a problémákat, ezért keresték fel szoftverfejlesztő csapatunkat.

Csak hogy egy igazán szemléletes példát is mondjunk: nem egyszer láttuk, hogy a csoportos beszedések adminisztrációja is kézzel történt a több száz, ha nem több ezer tagot számláló szervezeteknél.

Milyen gondok merülhetnek fel?

Nézzük egyik ügyfelünk példáját: a szakszervezet 10.000 tag nyilvántartásával számolt a jövőben, és évente 50 ezer csoportos beszedés volt várható.

Több ezer információ tagokról, a szervezetről, tagdíjakról, fizetési módokról, befizetésekről, kódokról, előírásokról... Nem is kérdéses, hogy egy ilyen volumenű adatmennyiséget képtelenség egyszerű táblázatokban kezelni.

Továbbá a banki beszedések folyamatára nem volt hatékony megoldásuk, és az éves tagdíjemelések könnyebb lebonyolítására volt szükségük. Természetesen mindezt úgy, hogy bármelyik kolléga felhasználói szintű ismeretekkel kezelni tudjon egy ilyen felületet.

És hogy mi lett a megoldás?

Csapatunk a saját fejlesztésű EasyApp keretrendszerünkre építette ügyfelünk tagnyilvántartóját, amely így számos hasznos, előre elkészített modullal rendelkezett, de kellő rugalmasságot is biztosított ahhoz, hogy a szakszervezet egyedi igényeit kielégítse.

Az új tagnyilvántartó az alábbiakat nyújtja ügyfelünk számára a napi működés során:

• keresések, elmaradások könnyebb kezelése
• fennmaradó tartozások egyszerű nyomon követése
• tagdíjemelések gördülékeny lebonyolítása
• csoportos emailküldés (például hátralékról)
• csoportos banki beszedés
  
• gyors szűrések
• kimutatások létrehozása
• tagdíjak összevonása
• banki fájlok feldolgozása
• felgyorsult adatfelvitel

Tehát a felhőalapú rendszernek köszönhetően az adatok könnyebben elérhetőek, valamint a jogosultsági rendszer a hozzáférési korlátozásokkal fokozza a felület biztonságát.

Hála az új tagnyilvántartónak, az adminisztrációs munkaórák száma 60%-kal csökkent.

Mindez természetesen kiegészül egy olyan kezelőfelülettel, amelynek a használata nem okoz gondot egyik kollégának sem.

Mikor van itt az ideje a változásnak?

A fenti esetben ügyfelünk nagyjából 6.000 tag nyilvántartásánál határozta el, hogy változtatnia kell az adminisztrációs folyamatain. Habár mindig el kell mondani, hogy sok tényezőtől függ, mikor érdemes váltani, elmondható, hogy a hatezres taglétszámot nem érdemes kivárni.

Taglétszám szempontjából az alábbi kategóriákat tudjuk kialakítani:

• Kisebb szakszervezetek (50 tagnál kevesebb): A papíralapú adminisztráció még ki tudja szolgálni az igényeket – de persze ilyenkor is képes a tehermentesítésre a digitalizáció.
• Közepes méretű szakszervezetek (50-200 tag): Itt már több kihívást jelent a hagyományos adminisztráció alkalmazása, de számos szervezet képes ellátni a napi feladatait tagnyilvántartó rendszer nélkül.
• Nagyobb szakszervezetek (200 tag felett): Szinte elengedhetetlen egy tagnyilvántartó rendszer használata, hiszen hiába csak néhány száz tagról van szó, az adatmennyiség ezres vagy tízezres nagyságrendű.

A tanulság

Habár a hagyományos adminisztrációnak vannak előnyei, ugyanennyi – ha nem több – korláttal rendelkezik. Emiatt elengedhetetlen, hogy egy szervezet fel tudja mérni, mikor van itt az ideje, hogy egyedi megoldásra váltson, amely már 100%-osan ki tudja szolgálni napi tevékenységét.

Ha egy tagnyilvántartónál komplexebb rendszerre van szüksége cégednek, olvasd el cikkünket vállalatirányítási rendszer témájában.